Todos nós estamos acostumados a guardar documentos, recibos de pagamentos, atas de assembleias de condomínios, no bom e velho papel. Temos a sensação de que o papel é muito mais seguro, em relação a qualquer outro formato.
Com a modernização da informática e de suas diversas ferramentas, essa “mania” poderá ser substituída por arquivos digitais.
No caso dos condomínios, em passos mais lentos, a informática, também, está possibilitando facilidades.
As famosas pastas de prestação de contas estão sendo substituídas por pastas digitais, disponíveis no site dos condomínios, ou das administradoras.
Além de facilitar a vida dos membros do Corpo Diretivo, no momento da verificação, acaba dando mais transparência na gestão, pois qualquer condômino poderá ter acesso.
A saúde financeira estará à disposição de toda massa condominial. Faturas, notas fiscais de serviços, todos os contratos celebrados, programação das manutenções preventivas, cadastro de fornecedores, comprovante de pagamento dos impostos e também o índice de inadimplência de cada mês.
Isso demonstrará total transparência por parte da administração e tranquilidade nas assembleias, uma vez que todos terão acesso às informações.
Sem contar na questão da segurança, pois com os documentos digitalizados e disponíveis na internet, as chances de perdas são mínimas.
Outro ponto que merece destaque é a economia gerada. Como não será necessário imprimir comprovantes de pagamentos, bem como outros documentos necessários para confeccionar as pastas, haverá redução nas despesas.
Sabemos que a implantação dessas ferramentas modernas dará trabalho, entretanto, os resultados, com certeza, serão gratificantes.
E meio ambiente agradece, claro.
Fernando Augusto Zito – fernando@zmr.adv.br
Advogado militante na área de Direito Civil; Especialista em Direito Condominial; Pós-Graduado em Direito Tributário; em Processo Civil; Diretor Jurídico da Assosindicos – Associação de Síndicos de Condomínios Residenciais e Comerciais do Estado de São Paulo; Colunista do site especializado “Sindiconet” e Palestrante.
